Mail

Những cách thức cải thiện cách viết email với những lỗi hay gặp


Không biết bây giờ thế nào, hơn 15 trước khi bắt đầu làm tập sự vị trí Japanese communicator cho FPT Software, mình mới biết cái mặt mũi cấu trúc mail là thế nào. Hôm nay, tình tờ đọc một bài báo trên Nikkei hướng dẫn về cách viết mail, mình bỗng nhớ lại cái khoảng thời gian đó, có chút khó khăn, có chút hoang mang, tại sao một kĩ năng quan trọng thế mà lại không được dạy ở trường (thời đó không phổ biến internet, google như bây giờ đâu, sách học cũng hạn chế lắm ^^).

Ừ thì, giờ thì cấu trúc mail hầu như đều có sẵn. Có nhiều bạn hay nói với mình là chỉ cần trữ sẵn một số câu mẫu hay dùng, đụng thì copy&paste nó ra thôi.

Mình nghĩ, đúng là nên thế thật, nhưng ngoài ra, cũng cần phải học và tự đúc tỉa kinh nghiệm nhiều. Ngay cả người Nhật họ cũng phải học viết sao cho “chuẩn” thì sao mình là chủ quan thế ta?!

Bài viết này cũng đuợc tạo ra với mục đích CHỈ RA NHỮNG CÁCH THỨC CÁI THIỆN CÁCH VIẾT MAIL với những lỗi hay gặp. Bạn thử đọc xem sao nhé:

Đọc Tiêu đề không nắm được nội dung câu chuyện muốn nói

Ví dụ, nhiều mail thường đặc tiêu đề thế này:

件名: 次回の会議の件

件名: 打ち合わせの件

件名: 株式会社○○の××です!

Thường người mình hay trao đôi qua mail là những bác làm bên sales cực kì bận rộn. Một ngày họ có thể nhận hàng chục cái mail.

Nên, trước hết TIÊU ĐỀ là cái họ muốn đọc vào là hiểu ngay câu chuyện muốn nói đến. Ví dụ các tiêu đề ở các ví dụ bên trên, nếu đọc qua thì rất chung chung, mà cần cụ thể hơn chút. 

Ví dụ, bạn thử xem các ví dụ như sau để so sánh nhé:

件名: 7/1(月)定例会のアジェンダ

件名:【確認】7/3(水)打ち合わせ内容(添付資料あり)

件名:【ご案内】新製品○○

Tuy nhiên, nói là cụ thể nhưng không có nghĩa là dài đâu nhé. Nguyên tắc vẫn là không tạo một tiêu đề dài.

Ví dụ , giả sử tiêu đề được diễn đạt dài dòng thế này:

件名:【お願い】7/3(水)打ち合わせ内容を事前にご確認ください(2つの資料ファイルを添付しました)

Ta có thể điều chỉnh rút gọn lại bằng cách là Dùng cụm từ để thay thế cho câu cần diễn đạt. Điểm này bạn phải luôn ghi nhớ nhé: Triệt để dùng cụm từ/cụm danh từ để đặt cho tiêu đề mail.

Ví dụ, tiêu đề trên có thể sửa lại như thế này:

「件名:【確認】7/3(水)打ち合わせ内容(添付資料あり)

Phần nội dung phải làm rõ ý mình muốn

Trước hết, hãy tham khảo mail như sau:

Mail ví dụ


Tiêu đề: Về vấn đề được hỏi liên quan đến phạm vi hõ trợ version mới của phần mềm XXX

Chào ông Kamisama

Cám ơn đã luôn tận tình giúp đỡ. 

Tôi là XXX của công ty XXX.

Về việc mà ông hỏi liên quan đến phạm vi hỗ trợ version mới của phần mềm XXX lần trước (cám ơn đã ông quan tâm đến [vấn đề này]), sau khi hỏi bộ phận phụ trách, thì họ nói là vẫn chưa quyết định. Do đó, hiện chúng tôi vẫn chưa có quyết định về việc hỗ trợ công ty ông được.

Có thể rút ra một số điểm cần chú ý qua mail này như sau:

Tiêu đề quá dài.

Phần nội dung có những câu quá dài rất khó đọc. Ví dụ câu chứa phần (興味を持っていただきありがとうございます)được đặt trong dấu ngoặc 

Tách ý, tách câu không hợp lí -> cảm giác đọc ná thở.

Việc truyền tải “vẫn chưa có quyết định” chưa đủ -> vậy thì khi nào mới quyết định? -> chưa nói rõ.

Thử xem mail đã được chỉnh sửa như sau nhé: 

Mail được chỉnh sửa.

Giờ, bạn thấy sao nào?

Mail thứ hai sau khi chỉnh sửa thấy rõ ràng hơn nhiều đúng không?

[Bonus]

Mình xin liệt kê một số cấu trúc/câu mẫu được dùng từ các ví dụ trên như sau:

⒈。。。。確認したところ、。。。とのことでした。

(Sau khi xác nhận với…thì [họ nói rằng]…

Trong đó, とのこと là cụm từ dùng để truyền đạt lại ý người khác nói.

(Click vào link trên để biết thêm chi tiết)

⒉。。。A。し次第 。。B。Sau khi làm xong A thì làm B

Ví dụ: 確定し次第ご連絡させていただきます。

(Sau khi xác nhận xong thì tôi sẽ liên lạc lại)

Hy vọng bài viết này giúp ích nhiều cho các bạn.

Hẹn gặp lại lần sau. ^^

Ánh Hiền tổng hợp, mail mẫu là nội dung tham khảo từ chuyên mục của Tờ báo Nikkei

No Comments

Leave a Reply